Wie führt man Mitarbeiterjahresgespräche remote

Das Jahresende rückt näher und das bedeutet, dass die Zeit der Mitarbeiterjahresgespräche mit Ihren Mitarbeitenden bevorsteht. Nach einem Jahr im Zeichen von Home Office, Kurzarbeit, Teamveränderungen und Verantwortungsanpassungen ist es fraglich, ob, wann und wie das Mitarbeiterjahresgespräch geführt wird. Soll es überhaupt stattfinden? Und wie sollen sich Ihre Angestellten bei einem Telegespräch über ihre Leistung wohlfühlen? Hier wichtige Tipps für das virtuelle Jahresgespräch.

Ein Gastbeitrag von Louise Koeckhoven

Warum ist das Mitarbeiterjahresgespräch wichtig?

Einen Moment mit Ihrer/Ihrem Angestellten zu schaffen, in dem Sie auf das Jahr zurückblicken und Ziele für die Zukunft festlegen, war immer sehr wichtig, aber abhängig von der Stundenanzahl, die Ihre Mitarbeiter/innen dieses Jahr gearbeitet haben, ziehen Sie vielleicht in Erwägung, das Mitarbeitergespräch ausnahmsweise einmal abzusagen. Das ist verständlich, aber davon wird stark abgeraten. In Zeiten wie diesen ist es sogar noch wichtiger, dass sich Ihre Angestellten wertgeschätzt fühlen. Sie haben viel Zeit, um über das Unternehmen, ihren Chef und ihren Job nachzudenken und zu sprechen. Das Mitarbeitergespräch ist die ideale Plattform, um sie zu binden, sie davon abzuhalten, sich anderswo zu bewerben oder sie zu ermutigen, diese Zeit dafür zu nutzen, sich selbst und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Und wie Hays sagt: „In Krisenzeiten ist es wichtig, Erfolge zu feiern, sich wieder auf die Ziele des Unternehmens zu fokussieren sowie auf die Rolle der Angestellten, um diese zu erreichen, und neue Ziele für Angestellte festzulegen, um Ihrem Unternehmen zu helfen, möglichst schnell wieder ein Wachstum zu verzeichnen.“

Wenn Ihre Mitarbeitenden dieses Jahr ihre regulären Stunden oder sogar mehr gearbeitet haben, sollten Sie das Mitarbeiterjahresgespräch dafür nutzen, Ihre Wertschätzung zu zeigen, indem Sie sich auf alles konzentrieren, was sie in diesem instabilen und unsicheren Jahr getan haben. Sie haben dem Unternehmen geholfen zu überleben oder sogar dessen Wachstum vorangetrieben. Beziehen Sie sie mit ein und feiern Sie diesen Erfolg kurz, bevor Sie Pläne für das kommende Jahr machen.

Selbst wenn Ihre Angestellten weniger oder gar nicht gearbeitet haben, ist ein Gespräch mit ihnen trotzdem wichtig. Jeder reagiert anders darauf, wenig zu arbeiten. Manche Ihrer Angestellten geniessen es wahrscheinlich und nutzen ihre Zeit sinnvoll zum Studieren oder für ehrenamtliche Tätigkeiten, während andere möglicherweise in eine düstere Stimmung verfallen oder sich anderswo bewerben, weil sie Angst haben, ihren Job zu verlieren. Auch wenn Sie ihnen keine Sicherheit für die Zukunft geben können, melden Sie sich bei ihnen, hören Sie zu und geben Sie ihnen das Gefühl von Wertschätzung.

Wie bereitet man sich auf ein Mitarbeitergespräch vor?

Fixieren Sie Datum und Uhrzeit (vorzugsweise 1 bis 2 Stunden) ungefähr drei Wochen vor dem Mitarbeitergespräch. Geben Sie alles dafür, das Datum und die Zeit einzuhalten und planen Sie etwas mehr Zeit für das Gespräch ein, für den Fall, dass es ein bisschen länger dauert. Sollten Sie das Gespräch verschieben oder die Unterhaltung abbrechen müssen, fühlt sich die/der Angestellte weniger wertgeschätzt. Denken Sie daran, dass sie sich oft auf das Gespräch freuen oder sich deswegen unsicher fühlen und es wird sie verletzen, wenn für Sie etwas anderes wichtiger ist als das Mitarbeitergespräch mit ihnen.

Die meisten Unternehmen haben ein Formular für Mitarbeitergespräche, das ausgefüllt werden muss und in der Personalakte der/des Angestellten aufbewahrt wird. Damit sowohl der Chef als auch die Angestellten in einer fairen Position sind, ist es ratsam, dass beide vorab das Formular ausfüllen und dann das Mitarbeitergespräch dafür nutzen, die Antworten zu vergleichen. So haben sich beide im Vorhinein Antworten zurechtgelegt und das Gespräch handelt hauptsächlich von Themen, deren Ergebnisse und Erwartungen nicht abgestimmt sind. Schicken Sie Ihrer/Ihrem Angestellten das Formular spätestens eine Woche vor dem Mitarbeitergespräch und geben Sie klar an, was sie/er damit tun soll. Aufgrund des ungewöhnlichen Jahres sind möglicherweise manche Teile nicht auszufüllen. Erklären Sie welche und warum.

Wenn Sie als Chef das Formular ausfüllen, lassen Sie sich Beispiele für all Ihre Bewertungen oder Feststellungen einfallen und überlegen Sie sich sowohl positives als auch konstruktives Feedback. So können Sie besser erklären, was richtig oder falsch gelaufen ist und wie Sie möchten, dass die/der Angestellte in Zukunft handelt, sich verhält oder auftritt.

Wie führt man ein Mitarbeiterjahresgespräch im Home Office?

Normalerweise wird empfohlen, die Mitarbeiterjahresgespräche persönlich zu führen, ausserhalb des Büros, an einem Ort, wo sich sowohl Angestellte/r als auch Chef wohlfühlen und ungestört sind. Manche dieser Dinge gelten immer noch, auch wenn jetzt alles virtuell ablaufen muss. Manch zusätzliche Dinge sind wichtig(er) geworden – für den Chef und die/den Angestellte/n:

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie technisch gut vorbereitet sind
Besonders jetzt, wo Mitarbeitergespräche remote geführt werden, vergewissern Sie sich, dass technisch alles funktioniert. Verschicken Sie den Link für den Videoanruf pünktlich, sorgen Sie dafür, dass Ton und Kamera funktionieren und sitzen Sie nicht an einem Ort mit schlechtem Wi-Fi. Sie wollen die wertvolle Zeit miteinander nicht vergeuden.

2. Seien Sie pünktlich und vorbereitet
Das ist genauso wichtig wie bei persönlichen Meetings. Stellen Sie sicher, dass die/der Angestellte/r sieht, dass Sie das Gespräch und sie/ihn als Teammitglied schätzen.

3. Vermeiden Sie jegliche Ablenkung
Weder Kinder noch Katzen oder Mitbewohner sollen in dem Raum herumlaufen. Schalten Sie das Radio im Hintergrund aus und stellen Sie Ihr Natel auf Flugmodus. Diese Zeit ist voll und ganz dem Gespräch vorbehalten.

4. Schalten Sie die Kamera ein
Führen Sie das Mitarbeitergespräch nicht nur telefonisch. Es ist wichtig, die Gesichtsausdrücke des anderen zu sehen, also schalten Sie die Kamera ein. Das sorgt für Vertrauen und gibt dem Gespräch eine Extra-Dimension.

5. Finden Sie in das Gespräch
Geben Sie der/dem Angestellten ein angenehmes Gefühl (und fühlen auch Sie sich besser), indem Sie mit ein bisschen Small Talk beginnen, bevor Sie direkt in das ernste Gespräch eintauchen. Normalerweise würden Sie das auch machen und Mitarbeitergespräche sollten genauso lange dauern wie üblicherweise.

6. Teilen Sie ein leeres Formular auf dem Bildschirm
Damit alle Punkte langsam durchgegangen werden können, zeigen Sie ein leeres Formular auf dem Bildschirm. Gehen Sie es durch, indem Sie beide Ihre Antworten darlegen, anstatt sofort Ihr ausgefülltes Formular zu zeigen. Die/der Angestellte könnte den Fokus verlieren, weil sie/er schon weiterliest.

7. Fügen Sie zusätzliche Covid-19-Fragen hinzu
Wenn man sich in einer Krise befindet, gibt es nichts Schlimmeres, als das Offensichtliche nicht zuzugeben. Deshalb fügen Sie Ihrem Gespräch ein paar Fragen bezüglich Work-Life-Balance, Arbeiten von zu Hause aus, Stress wegen Jobunsicherheit und Änderungen von Zuständigkeiten hinzu. Sie sollten nicht zu persönlich werden, aber stellen Sie allgemeine Fragen und überlassen Sie der/dem Angestellten, was sie/er teilen will und was nicht. Sie können nicht immer eine Lösung bieten (was die meisten Angestellten verstehen), aber vergewissern Sie sich, dass sich die/der Angestellte gehört und verstanden fühlt, zeigen Sie Mitgefühl.

Wie geht man mit Gehaltsverhandlungen in einer Krise um?

Erwartungen bezüglich einer Gehaltserhöhung spielen eine wichtige Rolle beim Mitarbeiterjahresgespräch. Also machen Sie sich vor dem Gespräch darüber Gedanken. Vielen Unternehmen wird es dieses Jahr aufgrund von Corona und der damit einhergehenden potentiellen negativen Inflation nicht möglich sein, eine Gehaltserhöhung zu geben. Sprechen Sie mit Ihrem eigenen Chef darüber, ob es eine allgemeine Regelung im Unternehmen gibt und überlegen Sie sich eine klare und faire Erklärung.

Sprechen Sie erst am Ende des Mitarbeiterjahresgesprächs über den Lohn (wenn es von Ihrem Unternehmen nicht in einem separaten Gespräch vorgesehen ist). Erläutern Sie die allgemeine Regelung Ihres Unternehmens, geben Sie eine Erklärung und wenn möglich, erklären Sie, was in Zukunft passieren wird und wann es wieder Möglichkeiten für eine Gehaltserhöhung geben wird. Wenn Sie keine Gehaltserhöhung geben können, so zeigen Sie Verständnis, dass dies enttäuschend ist. Unterstreichen Sie die geleistete Arbeit der/des Angestellten und lassen Sie sich etwas einfallen, um Ihre Wertschätzung zu zeigen wie zum Beispiel einen zusätzlichen Urlaubstag oder ein spezielles Projekt, das sie/er betreuen wollte oder eine bestimmte Leistung.

Wie soll man in dieser unsicheren Zeit nach vorn blicken und sich Ziele setzen

Ein fester Bestandteil des Mitarbeiterjahresgesprächs ist das Festlegen von Zielen für das kommende Jahr. Ein Thema, das in dieser unsicheren Zeit sehr schwierig ist, aber für Sie trotzdem genauso wichtig wie zuvor, um der/dem Angestellten mehr Stabilität zu geben. Sprechen Sie mit ihnen über ihre Aufgabenveränderung, KPIs, Arbeitsstunden und Prioritäten. Geben Sie zu, dass sich diese Dinge im letzten Jahr geändert haben und dass das sicher eine Herausforderung war, aber dass Sie jetzt zuerst Klarheit schaffen wollen. Laut Harvard Business Review sollten Sie, selbst wenn sich diese Dinge im Laufe des kommenden Jahres noch ändern können, mit kurzfristigen Zielen beginnen und klare Verantwortlichkeiten definieren. Das wird der/dem Angestellten wieder ein Gefühl von Stabilität vermitteln und das Bewusstsein geben, wieder auf ein Ziel hinzuarbeiten.

Sprechen Sie auch über die Dinge, die sich nicht verändert haben oder über die positiven Dinge, die im Unternehmen passiert sind und vor allem für diese Person. Investieren Sie Zeit, um das Positive zu sehen und überlegen Sie, wie man kleine Erfolge in der nächsten Zeit feiern kann. Wir alle wissen, dass wir nicht so bald wieder zur Normalität zurückkehren, also müssen wir Wege finden, um das Beste aus dieser Situation zu machen.

Überprüfen Sie das Verständnis und die gesteckten Ziele

Um sicherzugehen, dass die Angestellten Ihr Feedback verstanden haben und die neu gesteckten Ziele klar sind, bitten Sie sie um die Endfassung des Formulars. Die Kombination aus Ihren beiden vorausgefüllten Formularen und dem Gespräch sollte eine Endfassung des Formulars ergeben, die in der Personalakte der/des Angestellten aufbewahrt wird. Überprüfen Sie das Formular auf Diskrepanzen zwischen Ihren Gedanken und denen der/des Angestellten, bevor Sie es der Personalabteilung vorlegen.

Geben Sie Ihren Angestellten das Gefühl von Wertschätzung, indem Sie sich in diesem unstabilen Jahr Zeit für sie nehmen. Setzen Sie Ziele fest und gehen Sie offen und klar mit angenehmen und weniger angenehmen Dingen um. Angestellte werden sehr verständnisvoll sein, wenn es um Gehaltserhöhungen und Änderungen von Zuständigkeiten aufgrund von COVID geht, also seien Sie transparent. Bedenken Sie, dass niemand einen Chef verstehen wird, der die Sichtweisen und Gefühle seiner Angestellten nicht wertschätzt. Also bereiten Sie sich vor, seien Sie präsent und hören Sie zu!

Louise Koeckhoven arbeitet seit 5 Jahren in der Personalbeschaffung und Entwicklung und ihre Mission ist es, andere darin zu bestärken, die Extrameile zu gehen. Sie stammt aus den Niederlanden und lebt seit fast 3 Jahren in der Schweiz. Louise Koeckhoven weiss, wie man seine Schwächen bekämpft, indem man sich auf seine Stärken fokussiert, und wie man traditionelle Denkmuster durchbricht, indem man von neuen Personen und Kulturen lernt.

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